2021/05/3 (更新日:2023/12/10)

【基本で王道で最強】ビジネスにおけるコミュニケーションスキル5つ

こんにちは、投資家・トレーダー・フリーランスエンジニアの祐です。

今回は若手の会社員や就活・転職活動中の人、起業家、フリーランスなどのビジネスパーソン向け。
ビジネスにおけるコミュニケーションの基本を解説します。とはいえ、基本といっても一生使うであろうスキルであり、むしろこれができないとマイナスの印象も与えかねないので、必ず身につけるべきとも言えます。

これから紹介するコミュニケーションスキルが身についていれば、取引先・お客様・上司に対して信頼を築きながら優位に話をすすめていくことができます。逆に身についていないのであれば、いくらあなたに実力があったとしても相手にされず、その実力が日の目を見ることことはなくなってしまいます。実際に紹介する内容は

「そんなの王道だしどの本でも書かれてるじゃん。」

と思う人もいるかと。ですが、だからこそ重要なんです。どこでも紹介されているのは重要度が高い裏返しですし、それをわかったうえで実際にやっているのか、やっていないのか、というわかれ道で人生が変わってきます。

この記事は誰におすすめ

話の文章をうまく組み立てられない人。
企業面接を受ける予定のある人。
取引先に下に見られてしまってる人。
上司と上手くやれていない人。
お客様へのセールストークを学びたい人。

この記事の内容

ビジネスコミュニケーションの大原則。
ビジネスコミュニケーションで駆け引きは不要。
ビジネスコミュニケーションにおける質問の使い分け。
ビジネスコミュニケーションの共通語。
相手を気遣うビジネスコミュニケーション。

ビジネスコミュニケーションの大原則。

ビジネスの基本としてかならずと言っていいほど求められるものを紹介します。

鉄則“結論から話す”

ビジネスコミュニケーションの大原則であり鉄則です。ミーティングやプレゼン、上司への報告、取引先やお客様との商談などのオフラインでの会話はもちろん、電話やメールなどの文書でも共通の原則である、まさに鉄則といえます。“結論から話す”ただそれだけのことでも、意識しないとなかなか身につけることはできません。

なぜここまでにしつこくも求められてしまうのか、それは日本語独特の言い回しがゆえ、日本人みんなが結論を最後にしてしまう話し方が染みついてしまっているからに他なりません。習慣化するためにも、とにかく常に意識して会話や文書作りをしていきましょう。

PREP法を身につければ◎

Point（結論）
Reason（理由）
Example（具体例）
Point（結論を再主張）

“結論から話す”ための文章構成方法としてPREP法というものがあります。

最初に結論を主張し、その理由を解説、そしてイメージが湧きやすいように具体的な例をあげ、「よって、○○なのです！」と改めて主張して締める、というのがビジネスでの基本の文章構成となります。

聴き手にとってもっとも伝わりやすい順番で構成されています。会議だろうが報告だろうが相談だろうがメールやプレスリリースの文書だろうが、このループを何度も繰返し行う、ただそれだけのことなのです。

例えば投資の重要性について話す場合、
「投資は将来に向けた資産形成として重要です。」
　　　　　↓
「なぜなら、養育費や老後に向けて潤沢に資金を用意しておく必要があるからです。」
　　　　　↓
「例えば、資産を銀行に預けておいたとしても、金利が0.001%だとした場合、30年預けていたとしてもほんのわずかしか増えることはありません。ですが、利回り4％の福利で投資した場合、20年後には〇〇円まで増える可能性があります。それに、不安定な世の中でいつ円の価値がなくなってしまうかわかりません。」
　　　　　↓
「ですから少しでも早く投資について学び、運用していったほうがいいでしょう。」
という流れで話します。日常の会話でさえも常に意識して会話しましょう。

ビジネスの場だとついつい「自分もなにか発言しなければ」とか、質問に対して「スパッと答えなければ」と焦ってしまい、結果的に中身がスカスカなことを言ってしまい失敗してしまいがちです。

ですが一呼吸おいて、きちんとPREPで組み立ててから発言すればこわくありませんし、相手に伝わりやすく、賛同も得やすくなります。だからこそPREP法は原点でもあり最強でもあり、ずっと使い続けるものです。たった今からでも意識して習慣化していきましょう。

ビジネスコミュニケーションで駆け引きは不要。

駆け出しの社会人の方々からすると、「駆け引きはビジネスになんじゃないの？」と思うかもしれません。ですが意外にも駆け引きは必要としませんし、駆け引きするような人や企業は周りから好まれません。

ドラマなどではよく駆け引きをして利益を勝ち取ったり、悪い会社や上司にやり返したり、といったものが多いですが、あくまでドラマの世界での話です。なぜなら本当に実力や実績があれば、駆け引きは不要なはずだからです。実際の現場では、駆け引きをする人よりも、純粋に誠実な人のほうが信頼されます。

誠実に“Talk Straight”

より簡潔に、より率直に。そこに駆け引きはいりません。という意味がつまった“Talk Straight”という言葉がビジネスの場でよく使われます。まわりくどい話は削ってシンプルに結論を話していったほうが無駄がなく、そして早くことが進むからです。

コンサルの大手であるアクセンチュアで「Think Straight , Talk Straight」という言葉が使われているのも有名な話で、たとえ新人であろうが立場に関係なく自分の考えをしっかりと伝え、それを真摯に聴く、という文化があるそうです。

中身が欠けているのを駆け引きで補おうとする二流三流の人もいますが、その子供だましが通用するのも相手が二流、三流の場合だけです。相手ができる人であればあるほど、「この人それらしいこと言ってるけど中身がないなぁ。」とすぐにバレます。駆け引きではなく、本質に注力することをこころがけてください。

ビジネスコミュニケーションにおける質問の使い分け。

ビジネスの場での質問には大きくわけて2種類、クローズ質問とオープン質問があります。

Yes、Noで答えるクローズ質問。

クローズ質問は、「はい」「いいえ」で端的に答えることができる質問のことをいいます。口下手な人にも答えやすく、会話をスピーディーに前に進みやすいのが特徴です。

具体的に話してもらうオープン質問。

対してオープン質問は、相手に具体的で自由な回答を求めるものです。しっかりコミュニケーションがとれる相手にはオープン質問で具体的に意見を聴きだすほうがいいでしょう。

ですが相手が「結論から話す」ことになれていないと、少しずつ話がズレていったり、思った以上に時間がかかってしまうこともありえるので、質問する側のマネージメント力も必要です。

「クローズ質問」「オープン質問」どう使い分ける？

まずはクローズ質問で話を軽快に進めていき、一番重要な山場でオープン質問に切り替え、クロージングに向けてクローズ質問に戻していくのが上手い運び方です。

答えるときは“Talk Straight”に！

クローズ質問とオープン質問は質問する側だけの話ではありません。答える側も意識することが必要です。クローズ質問には“Talk Straight”で「はい」「いいえ」をはっきりと誠実に、そしてオープン質問にはPERP法で結論から先に話すことを意識してください。

例えば上司に期限を設けられていた業務を、クローズ質問で「終わった？」と質問されたことに対し、いきなりいいわけから入る人は誠実さを失ってしまいます。まずは「いいえ」と答えることで当然「なんで？」という会話の流れになり、そこで初めて「○○のほうが緊急で対応が必要でした。」と説明し、「じゃあいつまでにできる？」と話が進みます。

オープン質問でもそれはかわりません。「○○の進捗状況どれぐらい？」と聴かれ、いいわけからではなく「3割です。○○の緊急度が高く、対応してました。」と答えることで、建設的に話を進めやすくなります。

自分が話し手でも聴き手でも、「クローズ質問」「オープン質問」ぜひ意識してみてください。この意識一つでも大きく変化すると思います。

ビジネスコミュニケーションの共通語。

ビジネスコミュニケーションの共通語ってなんだと思いますか？「英語！」と思った人、間違ってはいません。ですがビジネスにおいてもっとも必要な共通語は他にあります。

すぐ出せる数字があるか。

会社員も起業家も、相手の信頼を得ながら話を最速で進めていくには、すぐに出せる数字があるかどうかが求められます。なぜなら数字が目に見える唯一の指標であり、世界共通でもあるからです。

うちのサービスを利用すれば売上は上がります。
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印象が全然違いますよね。数字がないとぼんやりしていて、不安になります。かつ、当然ながら「この人なんで自社の数字把握してないんだろう？」と信頼を失いかねません。常に数字を把握しておくのは基本といっても過言ではありません。

ロジックを語れるか。

もう一つ、数字とともに重要なのが、ロジックを語ることができるかどうか、です。ロジックを語ることは数字とセットで必要になります。

なぜなら、数字だけでは根拠がなく、完全に信頼を得るまでに届きません。根拠があって初めて不安をぬぐいさるとともに相手の理解を得ることが可能になります。

売上130％を約束します。
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弊社は業界で初めて○○という問題を解決し
○○がとても画期的なのです。

ここでもやはりPREP法が活用されています。もちろんごまかすことなく誠実に、“Talk Straight”であることも必要です。自社の数字、自分の参加しているプロジェクトの数字を全然把握してない、という人はまずは日々チェックする習慣を身につけましょう。

相手を気遣うビジネスコミュニケーション。

コミュニケーションおいての一つのゴールともいえるのが、“相手に伝わったかどうか”です。

こどもにも理解できる前提で。

説明の内容を段階でわけた場合、最初のステップは全く知識のない人、たとえばこどもでも理解できるほどにまでわかりやすくシンプルに説明することです。「これぐらいはわかるだろうな？」という先入観を捨て、むずかしい言葉はあまり使わずにロジックを伝えることができる力が必要です。

相手の理解度に合わせる。

次の段階として、相手のリアクションを観ながら、相手の知識や理解度に合わせていきます。専門用語を使いつつ、詳細を省けるようであれば話を進めやすくなります。

注意しなければならないのは、相手が理解しているかどうかのリアクションを見誤らないことです。うなずいたり自分の言葉で返してくれる人は理解している証拠です。反対に、無言になってしまったり、「たぶん」とか「だいたいは」などの言葉を使う人は理解していない可能性が高いです。相手の表情や言葉遣いにも注意を払っておいてください。

相手の言葉に合わせる。

最終的には、相手が普段から使っている言葉や、それが取引先であれば、相手の会社で使われている言葉を積極的に取り入れるのがベストです。相手の理解度が高まることはもちろん、自分が相手のことを理解しているというサインにもなり、信頼が高まります。

まとめ：信頼を得るコミュニケーション。

全部で5つ紹介したわけですが、共通していえることは“信頼を得る”“誠実でいる”という2つが常に求められている点です。

これらを常に高めながら相手の期待を超えていく、そのためにビジネスコミュニケーションが鍵を握っているのだとご理解いただけたかと思います。そのために、常に意識して習慣化していくことで、自分の未来は確実に変わっていくはずです。

タグ: 人生成功